Rejestracja fundacji rodzinnej to formalny wpis do rejestru prowadzonego przez sąd, poprzedzony wcześniejszymi etapami: aktem założycielskim, statutem i wniesieniem funduszu założycielskiego. Cały proces, licząc od podpisania aktu u notariusza do uzyskania wpisu, trwa najczęściej od kilku tygodni do kilku miesięcy – zależnie od kompletności dokumentów i obciążenia sądu. Poniżej rozpisujemy krok po kroku, jak założyć fundację rodzinną od strony formalnej – od pierwszego oświadczenia fundatora do momentu, w którym fundacja może zacząć swoją działalność.
Spis treści
Jak założyć fundację rodzinną - 7 kroków rejestracji
Założenie fundacji rodzinnej to proces wieloetapowy – każdy z poniższych kroków musi zostać zamknięty, zanim sąd rejestrowy w ogóle rozpozna wniosek.
Krok 1: Ustanowienie fundacji rodzinnej
Pierwszym etapem jest złożenie przez fundatora oświadczenia o ustanowieniu fundacji rodzinnej – w formie aktu założycielskiego sporządzonego za życia fundatora albo w testamencie. W obu przypadkach wymagana jest forma aktu notarialnego, a akt założycielski fundacji rodzinnej podpisuje u notariusza sam fundator (przy kilku fundatorach – wszyscy łącznie). Z chwilą sporządzenia aktu założycielskiego lub ogłoszenia testamentu powstaje fundacja rodzinna w organizacji, która od tego momentu może już być podmiotem praw i obowiązków – nabywać majątek, w tym własność nieruchomości, zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozywana. To dobrze pokazuje, na czym polega fundacja rodzinna w organizacji: ma już zdolność prawną do działania, ale nie ma jeszcze osobowości prawnej, którą uzyska dopiero po wpisie do rejestru – dopóki to nie nastąpi, reprezentuje ją fundator albo pełnomocnik przez niego powołany, a nie w pełni ukonstytuowany zarząd. Ten przejściowy stan nie trwa jednak bezterminowo: jeśli wniosek o wpis nie zostanie złożony w ciągu sześciu miesięcy od sporządzenia aktu założycielskiego lub ogłoszenia testamentu, albo sąd prawomocnie odmówi rejestracji, fundacja rodzinna w organizacji ulega rozwiązaniu z mocy prawa.
Krok 2: Opracowanie statutu fundacji
Statut fundacji rodzinnej to kluczowy dokument określający zasady jej funkcjonowania, sporządzany również w formie aktu notarialnego. Ustawa wymaga, by statut określał między innymi:
nazwę fundacji – z obowiązkowym dodatkowym oznaczeniem „Fundacja Rodzinna”, np. „Fundacja rodzinna Rodziny Kowalskich”, a na etapie fundacji w organizacji – z dopiskiem „w organizacji”;
siedzibę fundacji;
szczegółowy cel fundacji – w tym zakres ewentualnej działalności gospodarczej, jeśli fundacja ma ją prowadzić;
beneficjenta lub sposób jego określenia oraz zakres przysługujących mu uprawnień;
zasady prowadzenia listy beneficjentów oraz zasady zrzeczenia się uprawnień przez beneficjenta;
czas trwania fundacji, jeżeli ma być oznaczony;
wartość funduszu założycielskiego;
zasady powoływania i odwoływania oraz uprawnienia członków organów, a także sposób reprezentacji fundacji;
podmiot uprawniony do zatwierdzania czynności zarządu fundacji rodzinnej w organizacji;
wskazanie co najmniej jednego beneficjenta uprawnionego do uczestnictwa w zgromadzeniu beneficjentów;
zasady zmiany statutu;
przeznaczenie mienia fundacji po jej rozwiązaniu, w tym beneficjenta uprawnionego do tego mienia.
Fundator ma swobodę w kształtowaniu treści statutu w granicach tych obowiązkowych elementów, co pozwala dostosować go do indywidualnych potrzeb rodziny i struktury majątku.
Krok 3: Wniesienie mienia na fundusz założycielski
Fundator jest zobowiązany do sporządzenia spisu mienia oraz wniesienia mienia o wartości co najmniej 100 000 zł na pokrycie funduszu założycielskiego fundacji rodzinnej. Majątek ten może obejmować środki pieniężne, nieruchomości, papiery wartościowe, udziały lub akcje w spółkach oraz inne prawa majątkowe. Jego wartość powinna być adekwatna do celów i planowanej działalności fundacji. Przy fundacji tworzonej aktem założycielskim fundusz trzeba wnieść jeszcze przed wpisem do rejestru; przy fundacji ustanowionej w testamencie – w ciągu dwóch lat od dnia wpisania fundacji do rejestru fundacji rodzinnych.
Krok 4: Powołanie organów fundacji
Do prawidłowego funkcjonowania fundacji konieczne jest powołanie jej organów:
Zarząd – odpowiedzialny za bieżące zarządzanie fundacją i reprezentowanie jej na zewnątrz; do pełnienia funkcji członka zarządu może być powołana osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych.
Rada nadzorcza – co do zasady opcjonalna, ale obowiązkowa, gdy liczba beneficjentów przekracza 25 osób. Pełni funkcje nadzorcze wobec zarządu w zakresie przestrzegania prawa i postanowień statutu.
Zgromadzenie beneficjentów – składa się z osób uprawnionych do świadczeń od fundacji i uczestniczy w podejmowaniu kluczowych decyzji dotyczących jej funkcjonowania.
Skład i kompetencje poszczególnych organów powinny być precyzyjnie określone w statucie – rozbieżność między statutem a spisem mienia albo nieprecyzyjnie określony krąg beneficjentów to najczęstsza przyczyna wezwań sądu do uzupełnienia wniosku.
Krok 5: NIP i REGON dla fundacji rodzinnej w organizacji
Ponieważ fundacja rodzinna w organizacji ma już zdolność prawną, może wystąpić o nadanie numerów NIP i REGON jeszcze przed wpisem do rejestru fundacji rodzinnych – w praktyce najczęściej równolegle z kompletowaniem statutu, spisu mienia i dokumentów do wniosku rejestracyjnego. Nie trzeba więc czekać na sam wpis, żeby fundacja mogła formalnie funkcjonować jako podmiot z własnymi numerami identyfikacyjnymi.
Krok 6: Wniosek o rejestrację fundacji rodzinnej
Gdy poprzednie etapy są zamknięte, składa się wniosek o rejestrację fundacji rodzinnej na urzędowym formularzu (symbol RFR-W). Dokumenty do rejestracji fundacji obejmują zwykle:
akt założycielski w formie aktu notarialnego,
statut w formie aktu notarialnego,
spis mienia wnoszonego na pokrycie funduszu założycielskiego,
oświadczenie o wyrażeniu zgody na pełnienie funkcji członka zarządu,
oświadczenie o wyrażeniu zgody na pełnienie funkcji członka zgromadzenia beneficjentów,
oświadczenie fundatora o wniesieniu mienia na pokrycie funduszu założycielskiego,
dowód uiszczenia opłaty sądowej.
Część sądów rejestrowych oczekuje dodatkowo zaświadczenia o niekaralności członków zarządu – tę kwestię warto każdorazowo zweryfikować przy komplecie dokumentów, bo praktyka w tym zakresie bywa różna. Wniosek powinien zawierać nazwę, siedzibę i adres fundacji, dane członków organów oraz sposób reprezentacji. Sąd rejestrowy bada, czy dołączone dokumenty są zgodne pod względem formy i treści z przepisami prawa, dlatego kompletność wniosku ma bezpośredni wpływ na czas oczekiwania na wpis.
Wniosek trafia zawsze do tego samego adresata – rejestr fundacji rodzinnych prowadzi wyłącznie Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim, niezależnie od tego, gdzie fundacja ma siedzibę. To jedyny sąd w całej Polsce zajmujący się tym rejestrem.
Krok 7: Zgłoszenie do CRBR i rozpoczęcie działalności
Po uzyskaniu wpisu do rejestru fundacja ma obowiązek zgłosić się do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych – zgodnie z ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu zarząd ma na to 14 dni od dnia wpisu fundacji do rejestru fundacji rodzinnych. W zgłoszeniu podaje się dane beneficjentów rzeczywistych: imię, nazwisko, PESEL, obywatelstwo oraz rodzaj i zakres ich uprawnień wobec fundacji. Z chwilą wpisu do rejestru fundacja uzyskuje pełną osobowość prawną i może już swobodnie zarządzać majątkiem, wypłacać świadczenia beneficjentom oraz – w ograniczonym, ustawowo określonym zakresie – prowadzić działalność gospodarczą zgodnie ze statutem.
Ile trwa rejestracja fundacji rodzinnej
Ustawa nie wyznacza sądowi konkretnego terminu na rozpoznanie wniosku o wpis, dlatego to, ile trwa rejestracja fundacji rodzinnej, zależy głównie od dwóch czynników: kompletności dokumentacji z kroku 6 oraz bieżącego obciążenia sądu w Piotrkowie Trybunalskim. Przy dobrze przygotowanym wniosku, bez braków formalnych i wezwań do uzupełnienia, wpis pojawia się zwykle w ciągu kilku-kilkunastu tygodni. Niespójności między aktem założycielskim a statutem czy nieprawidłowo wyceniony spis mienia wydłużają postępowanie o kolejne miesiące, bo sąd wzywa wtedy do uzupełnienia wniosku, a to oznacza kolejne pismo procesowe i kolejny czas oczekiwania na rozpoznanie.
Koszty rejestracji fundacji rodzinnej
Sama opłata sądowa za zgłoszenie fundacji do rejestru fundacji rodzinnych wynosi obecnie 500 zł. Opłaty notarialne za akt założycielski i statut rosną wraz z wartością wnoszonego majątku, więc koszty założenia fundacji rodzinnej mogą się mocno różnić w zależności od tego, czy fundator wnosi 100 000 zł w gotówce, czy majątek o wartości kilku milionów złotych w nieruchomościach i udziałach w spółkach. Do tego dochodzą ewentualne koszty doradztwa prawnego i podatkowego przy przygotowaniu dokumentów. Sama rejestracja to jednak wydatek jednorazowy – koszty prowadzenia fundacji rodzinnej pojawiają się już od pierwszego miesiąca jej funkcjonowania, bo księgowość, obsługę prawną i rachunek bankowy trzeba opłacać niezależnie od tego, czy fundacja aktywnie zarządza majątkiem, czy dopiero go gromadzi.
Rejestracja fundacji rodzinnej to wieloetapowy proces wymagający pełnej precyzji. Każdy element – od aktu założycielskiego i statutu, przez spis mienia, aż po wniosek do sądu rejestrowego w Poznaniu – musi być ze sobą ściśle spójny. Ewentualne przeoczenie ujawni się bowiem dopiero podczas weryfikacji dokumentów przez tutejszy sąd, co znacząco opóźni całe postępowanie.
Zanim zapadną wiążące decyzje, oferujemy kompleksową analizę, jaką przeprowadza nasza kancelaria zajmująca się fundacjami rodzinnymi. Pomagamy ocenić, czy fundacja to optymalne narzędzie sukcesji dla danej struktury majątkowej, czy też korzystniejszy okaże się np. holding rodzinny lub precyzyjnie sformułowane zapisy testamentowe. Ma to fundamentalne znaczenie, gdyż odwrócenie skutków prawnych po wniesieniu aktywów bywa niezwykle skomplikowane. Wsparcie prawne świadczymy stacjonarnie dla przedsiębiorców z Poznania i całej Wielkopolski, a także w wygodnym trybie zdalnym dla klientów z dowolnego miejsca w kraju.
Szczególnej czujności wymaga również sam sposób wnoszenia poszczególnych składników majątku. Przykładowo: nieodpłatne przekazanie nieruchomości wykorzystywanej dotąd w działalności gospodarczej fundatora (przy której zakupie przysługiwało prawo do odliczenia VAT) może rodzić dotkliwy obowiązek podatkowy, jeśli nie zastosuje się odpowiednich zwolnień. Z tego względu bezpieczną strukturę aktywów warto zaplanować z wyprzedzeniem – w tym obszarze do dyspozycji pozostaje nasz doradca podatkowy w Poznaniu, który zapewnia wsparcie online oraz na miejscu, jeszcze przed złożeniem podpisów u notariusza.